criando formularios - excel.dicas e tutos

Criando formulários no MS-Excel

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Este artigo foi originalmente escrito por João Benito Savastano, diretor da Mondial Informática e publicado tanto na revista Fórum Access quanto no site da própria Mondial. Infelizmente foi tirado do ar a algum tempo, mas por sua riqueza e utilidade, decidi manter o artigo vivo para que todos possam tira proveito. Se o autor deste artigo ou a Mondial Informática se sentirem lesados pela publicação deste artigo, por favor , entrem em contato.

Tomás Vásquez

Este artigo foi orgininalmente publicado
na Revista Forum Access,
de Março de 1997.

Um recurso muito interessante do MS-Excel é a possibilidade de utilizarmos os recursos de formulários diretamente nas Planilhas, para facilitar o trabalho de digitação ou de simulação de dados. Com o auxilio destes objetos na planilha, você poderá escolher uma produto em uma lista ao invés de digitar, poderá indicar o número desejado simplesmente clicando o mouse até indicar o número desejado, com a grande vantagem de não ser necessário a criação de código para verificar o que foi digitado.
Este recurso está disponível através da Barra de Ferramentas Formulários. Para ativá-la, clique com o botão direito do mouse sobre uma Barra de Ferramentas e solicite a opção Formulários.
Temos os seguintes botões a nossa disposição na Barra de Ferramentas Formulários:

 

Botão	Descrição
	Rótulo, cria um rótulo de texto no gráfico ou folha de diálogo.
	Caixa de edição, cria uma caixa de edição para digitação de texto em folhas de diálogo.
	Caixa de grupo, cria uma caixa de grupo na sua planilha, gráfico ou folha de diálogo. Então, você poderá usar o botão "Botão de opção" para colocar botões de opção na caixa de grupo.
	Criar Botão, cria um botão ao qual você pode anexar uma macro ou um módulo de Visual Basic. Quando você usar o botão " Criar botão", o MS-Excel exibe a caixa de diálogo Atribuir Macro para que você designe uma macro já existente ao botão, ou grave uma nova macro para ser designada a ele.
	Caixa de verificação, cria uma caixa de verificação na sua planilha, gráfico ou folha de diálogo.
	Botão de Opção, cria um botão de opção na sua planilha, gráfico ou folha de diálogo, seja um botão de um grupo de botões de opção dentro de uma caixa de grupo ou um botão de opção individual.
	Caixa de listagem,  cria uma caixa de listagem na sua planilha, gráfico ou folha de diálogo.
	Drop Down, cria uma combinação de caixa de listagem e caixa de edição na sua planilha ou na sua folha de diálogo.
	Combinação caixa de listagem-edição, cria uma combinação de caixa de listagem e caixa de edição na sua folha de diálogo.
	Combinação caixa de edição-drop down, cria uma combinação de caixa de listagem drop-down e caixa de edição na sua folha de diálogo.
	Barra de rolagem, cria uma barra de rolarem na sua planilha, gráfico ou folha de diálogo.
	Controle giratório, cria um controle giratório na sua planilha, gráfico ou folha de diálogo.
	Propriedades de Controle, exibe a guia "Controle" na caixa de diálogo Formatar Objetos para que se possa visualizar ou mudar as propriedades dos controles selecionados na sua planilha, gráfico ou folha de diálogo.
	Editar código , edita ou cria um código para o objeto selecionado. Se atualmente existir um código atribuído ao objeto, clicar sobre este botão abrirá o módulo do Visual Basic ou a folha de macro do MS-Excel 4.0 que contém o código. Se não existir código algum atribuído ao objeto, clicar sobre este botão abrirá um módulo novo do Visual Basic e criará um procedimento vazio que será automaticamente atribuído ao objeto.
	Alternar grade, exibe ou oculta a grade usada para alinhar objetos em uma planilha ou folha de diálogo.
	Executar caixa de diálogo, executa a caixa de diálogo personalizada que estiver sendo editada na folha de diálogo.

Dos recursos acima descritos, os que estão indicados para serem utilizados diretamente na planilha do MS-Excel serão vistos no nosso exemplo.

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Controles:

Podemos utilizar alguns dos recursos de formulário na pasta de trabalho simula.xls que se encontra em nosso disco do mês da revista. Nesta pasta temos a primeira planilha denominada Simulação de Vendas, conforme Figura 1


Figura 1 - Planilha Simulação de Vendas Nesta planilha estaremos aplicando uma série de objetos para tornar mais flexível a consulta de produtos que são vendidos por uma loja de eletrodomésticos. Deste modo o cliente desta loja escolhe o produto desejado em uma lista (Produto) e a planilha deverá apresentar automaticamente o valor unitário do produto selecionado, sem a necessidade de macroprogramação. Define a quantidade de produtos que pretende levar (em Quant.), indica condições de pagamento (% Entrada e Número Parcelas) e a planilha já apresenta o valor total das mercadorias (Total da Venda) e o valor da prestação (Valor da Parcela).
Na segunda planilha da pasta de trabalho, encontramos a planilha Apoio, conforme indicado na Figura 2.


Figura 2 - Planilha Apoio Esta planilha contém 3 tabelas com áreas nomeadas que visam facilitar o trabalho com os objetos de formulários do MS-Excel. A primeira tabela indica o fator referente as despesas de Frete e Seguro (intervalo de A2 até B5). A segunda tabela indica o número de prestações e a taxa de juros para cada parcela (intervalo de D2 até E15). A terceira tabela indica a lista de produtos e o seu respectivo preço (intervalo de G2 até H10).
Observe os nomes definidos para cada uma das áreas indicadas.
1        Na célula B2 desenhe um controle Drop-down, que irá listar todos os produtos. Após desenhá-lo, pressione o botão direito do mouse sobre este controle, selecione Formatar Objeto.
2        Na caixa de diálogo Formatar Objeto, selecione a guia Controle, e você terá a seguinte caixa de diálogo:


Figura 3 - Propriedades do objeto Drop Down. Atribuia os seguintes valores.
Onde:
·      Intervalo de entrada:         produto
·      Vínculo da célula:               $B$2
·      Linhas Drop down:             4
3        Na célula B3, vamos inserir uma função que irá pesquisar o valor do produto na planilha Apoio, em uma área chamada Tabela. Para o nosso exemplo vamos usar a  função ÍNDICE da seguinte forma: = ÍNDICE(Tabela;B2;2). Obs: digitar o nome da fórmula em caracteres maiúsculos exatamente como acima.
4. Na célula C4, vamos inserir um controle que irá informar a quantidade de produtos a serem adquiridos. Dessa forma insira um Controle giratório, usando o botão direito sobre este, selecione Formatar Objeto, na guia Controle insira os seguintes dados. Onde:

• Valor Mínimo:1
• Valor Máximo:30
• Mudança Incremental:1
• Vínculo da célula: $B$4

5. Na célula C6 insira um Controle giratório e, usando o botão direito sobre este, selecione Formatar Objeto. Na guia Controle insira os seguintes valores:
Onde:

• Valor mínimo: 10
• Valor máximo: 100
• Mudança incremental: 5
• Vínculo da célula: $C$6

Como o controle giratório não permite trabalharmos com valores de mudança incremental inferior a 1, devemos utilizar uma célula de apoio para indicarmos o valor percentual desejado.
6        Na célula B6, devemos inserir uma fórmula que irá exibir o valor da entrada em Percentual. Dessa forma insira a seguinte fórmula: =C6/100.
7        Em C7, desenhe um Barra de rolagem, usando o botão direito sobre este, selecione Formatar Objeto, na guia Controle insira os seguintes dados:
          Onde:
·               Valor Mínimo:               1
·               Valor Máximo:              12
·               Mudança Incremental: 1
·               Mudança de página:     0
·               Vínculo da célula:          $B$7
8        Na célula B8 vamos inserir uma fórmula que faz o cálculo da taxa de juros, com base no número de parcelas selecionada. Observe que na fórmula existe um nome de um intervalo. Este nome refere-se à tabela usada na planilha chamada Apoio. =ÍNDICE(Taxa_Juros;B7;2)
9        Na célula B9 vamos inserir uma fórmula para exibir o valor da entrada, dessa forma digite: =B5*B6. Lembrando que na célula B5 contém uma fórmula que traz o valor total da compra, dependendo do local da entrega e na célula B6, contém uma fórmula que traz o valor Percentual da Entrada.
10      Na célula B10, devemos inserir uma fórmula que, com base no valor da entrada, Taxa de Juros, Número de parcela, Valor total e subtraindo a entrada informada irá exibir o valor da parcela. Dessa forma digite a seguinte fórmula: =SE(B6=1;0;PGTO(B8;B7;B5*(B6-1))).
11      Para finalizar devemos indicar o valor total da venda, de forma que na célula B11, insira a seguinte fórmula: =B10*B7+B9.
12. Para que os números apresentados sejam exibidos de forma correta devemos formatá-los da seguinte forma, selecione a célula B3 pressione a tecla [CTRL] e clique nas células B5, B9, B10 e B11.
13. Mantendo as células acima selecionadas pressione o botão direito do mouse, selecione Formatar Células e na guia Número selecione a categoria Moeda com duas casas decimais.
14.      Utilizando o mesmo procedimento acima descrito, selecione as células B6 e B8, aplicando o formato Porcentagem com 2 casas decimais.
15      Para finalizar vamos personalizar a planilha colocando uma cor em toda a sua extensão, para isso clique no botão Selecionar Tudo e clique no botão Cores selecionando a cor Verde.
16. Para que os números exibidos nas células C6 e E10 sejam ocultos, selecione estas células e aplique o formato personalizado ;;; (três pontos e virgulas) para ocultar a apresentação das informações das células.
17. Na célula D3 insira uma Caixa de grupo e digite o seguinte título: Local da Entrega.
18. Na caixa de grupo, adicione 3 botões e aplique os nomes conforme relação abaixo. Para executar este passo utilize o Botão de opção da barra de ferramentas Formulários Grande São Paulo Estado de São Paulo Outros Estados
19. Com o botão direito do mouse sobre um dos botões de opção, selecione Formatar Objeto e na guia Controle em Vínculo da célula digite E10 e pressione a tecla F4 e pressione o botão OK.
Dessa forma será exibido como: $E$10. Sendo que à cada seleção dos botões será atribuído automaticamente um número de 1 à 3. Clique sobre os botões e observe em E10.
20      Na célula B5, vamos inserir uma fórmula que irá exibir o valor total da compra, com base no local de entrega Dessa forma devemos inserir a fórmula: =(B3*B4)*ÍNDICE(TabelaFrete;E10;1).
21      Clique na guia da planilha Apoio e observe a tabela: Despesas de Frete e Seguro - Fator. A fórmula acima, esta baseada nesta tabela, onde ao selecionar um local de entrega será adicionado o valor do frete correspondente.
22      Clique nos botões de opção e veja que o Valor Total é alterado dependendo do Local da Entrega.
23      Dessa forma a sua planilha deverá estar como abaixo:


Figura 4 - Resultado Final do Formulário Diversos dos recursos que acabamos de descrever podem ser utilizados isoladamente para facilitar o seu trabalho com planilhas.

Para melhorar o visual da tela, podemos retirar as barras de rolagem, a lista de guias de planilhas e os indicativos de linhas e colunas. Mãos a obra.

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Inserindo numeração no Word 2007 apenas nas páginas desejadas

Tutoriais

Introdução

Criar um documento no Microsoft Word e inserir numeração automática nas páginas geradas logo em seguida é um procedimento simples e rápido. Todavia, há situações onde, no mesmo documento, algumas páginas precisam ser numeradas e outras não. Há também ocasiões onde determinados trechos do arquivo devem seguir sequências de numeração distintas. Monografias, trabalhos de conclusão de curso, documentos corporativos elaborados com base em determinadas normas são exemplos de situações onde a numeração de páginas deve seguir um esquema diferente do comum. Por conta disso, o InfoWester apresenta a seguir um tutorial que mostra como numerar apenas determinadas páginas de um documento no Microsoft Word 2007. Se você utilizar a versão 2003 ou anterior do programa, os mesmos procedimentos são explicados neste artigo. Vamos lá?

Inserindo numeração de páginas no Word 2007

Ok, você acabou de criar um documento no Word 2007 e agora precisa numerar as páginas. Fazer isso é muito fácil. Com o documento aberto, vá à aba Inserir e procure pelo botão Número de Página. Ao clicar nele, você verá opções para colocar a numeração no início de cada página (cabeçalho), no final (rodapé), nas laterais, enfim. Note que cada uma dessas opções abre um menu que permite definir em que posição a numeração ficará: à esquerda, à direita, ao centro, entre outras.

Depois de escolher o posicionamento desejado, ainda no botão Número de Página, você pode clicar na opção Formatar Números de Página para mudar o estilo dos algarismos, iniciar a numeração em um ponto diferente (por exemplo, começar a numerar a partir do número 10), entre outros:


Se por algum motivo você quiser remover a numeração, basta clicar em Remover Números de Página, também dentro do botão Número de Página.

Inserindo numeração apenas em algumas páginas

Os procedimentos explicados no tópico anterior são suficientes para numerar páginas no Word 2007, mas afetam o documento todo. Caso você necessite inserir numeração somente em um grupo de páginas, mas não em outro, terá que utilizar um recurso chamado quebra de seção. Essa funcionalidade "divide" o documento em quantas partes você quiser, mas mantém cada uma delas dentro do mesmo arquivo. Assim, você deve criar uma seção para cada parte que precisa ser ou não numerada.
Para facilitar a compreensão, vamos basear este tutorial em um arquivo do Word 2007 com 42 páginas. Nele:
- a primeira página não deve ser numerada;
- as páginas de 2 a 4 devem ser numeradas em algarismos romanos, começando em I;
- as demais páginas, exceto as duas últimas, devem ser numeradas normalmente começando em 1;
- as duas últimas páginas não devem ser numeradas.
A primeira coisa que devemos fazer para numerar o documento nesse esquema é "enxergar" as quebras de seção. Para isso, vá à aba Início e clique no botão Mostra Tudo. Essa opção exibe símbolos que mostram espaços entre as páginas, parágrafos, quebras, entre outros. Note que são apenas recursos visuais, portanto, não estarão presentes na visualização normal ou na impressão do arquivo:

O próximo passo é inserir as quebras de seção (note que é quebra de seção, não de página - esta última simplesmente faz o conteúdo "pular" para a página seguinte após a inserção da quebra). Para atender ao nosso exemplo, teremos que fazer quatro seções: uma para a primeira página; uma para as páginas de 2 a 4; uma para as páginas de 5 a 40; e mais uma para as duas últimas páginas. Para criar as seções, é necessário inserir quebras sempre depois da última linha da página que receberá a divisão.
Em nosso exemplo, a primeira seção corresponde apenas à primeira página, logo devemos inserir uma quebra de seção ao final desta. Para isso, posicione o cursor no final da última linha da referida página, vá à aba Layout de Página, clique no botão Quebras e, em Quebras de Seção, Selecione a opção Próxima Página:

Observe que uma linha chamada "Quebra de seção (próxima página)" surgiu. Você não veria essa linha se não tivesse acionado o botão Mostrar Tudo. Note também que, depois da quebra de seção, todo o conteúdo que vem depois aparece somente na página seguinte.

Para criar as demais quebras de seção, o procedimento é o mesmo. Em nosso exemplo, basta inserir as quebras no final das páginas 4 e 40.
Feito isso, vamos começar a numeração. Mas antes, é recomendável executar mais um procedimento para evitar possíveis transtornos: a numeração é sempre inserida no cabeçalho (topo) ou no rodapé (final) das páginas (você é quem escolhe). Você terá um cabeçalho/rodapé único para cada seção, no entanto, por padrão, o Word 2007 faz com que cada cabeçalho/rodapé seja vinculado ao anterior. Assim, se você tiver um documento com duas seções, a numeração da segunda seção será uma continuidade da numeração da primeira, pois há um vínculo entre ambas. Por esse motivo, é conveniente remover esses vínculos.
Fazer isso é fácil: depois de inserir as quebras em seu arquivo, dê dois cliques com o botão esquerdo do mouse no topo (caso tenha optado por inserir a numeração no cabeçalho) ou no final (se optou pela numeração no rodapé) de qualquer página de cada seção, ou seja, você precisa executar esse procedimento uma vez para cada seção que tiver. Surgirá uma aba chamada Design. Nela, desmarque o botão Vincular ao Anterior:

Agora estamos prontos para inserir a numeração. Em nosso arquivo, a primeira página não deve ser numerada, então vamos esquecê-la. As páginas de 2 a 4 devem ser numeradas com algarismos romanos. Para isso, vá em qualquer página dessa seção e, depois, vá à aba Inserir. Clique no botão Número de Página e escolha a posição de numeração. Para o nosso exemplo, vamos escolher o canto inferior direito (Número de Página / Fim da Página):


Repare que somente as páginas 2, 3 e 4 foram numeradas. Se você não tivesse removido os vínculos do cabeçalho/rodapé no passo anterior, a numeração poderia ocorrer em todas as páginas, mesmo com as quebras de seção já inseridas. Agora é necessário formatar a numeração dessas páginas para algarismos romanos, começando em I. Para isso, no botão Número de Páginas, selecionamos a opção Formatar Números de Página. Na janela que surgir, devemos selecionar o item I, II, III, ... no campo Formato do Número. Por sua vez, no campo Iniciar Em devemos escolher I. Pronto!

Agora devemos numerar a seção seguinte. Os passos são os mesmos: vá em qualquer página dessa seção, depois vá em Inserir, clique no botão Número de Página e escolha a posição de numeração (novamente vamos optar pelo canto inferior direito, mas em seus arquivos escolha a posição que melhor lhe convir). Em seguida, basta ir à janela Formatar Números de Página para fazer a numeração começar em 1.
Note que a seção seguinte, que contém as duas últimas páginas, não deve ser numerada, então nosso trabalho neste exemplo terminou. Com isso, temos um único documento no Word 2007 que não tem numeração na primeira, mas que conta com números romanos nas páginas de 2 a 4, numeração "normal" nas páginas seguintes e nenhuma numeração nas duas últimas páginas.

Finalizando

Como você deve ter percebido, inserir numeração apenas em determinadas páginas de um arquivo no Word 2007 não é nenhum "bicho de sete cabeças". Em resumo, o procedimento consiste em criar seções para cada conjunto de páginas que deve ou não receber numeração e, após isso, remover o vínculo que une o cabeçalho ou o rodapé de cada parte. Você deve ter percebido que, com esse esquema, é possível inclusive fazer formatações exclusivas para cada seção (mudando o formato das páginas, por exemplo).
Antes de executar os procedimentos mostrados nesta página, é recomendável fazer uma cópia de seus arquivos para recuperar seu trabalho caso algum passo seja executado erroneamente. E caso você tenha inserido uma quebra de seção em um local errado ou queira apenas removê-la, basta posicionar o cursor antes da quebra e apertar o botão Delete em seu teclado. Lembre-se que você deve manter o botão Mostrar Tudo do Word ativado para visualizar a quebra.
Agora é só caprichar no seu arquivo. Se quiser, você pode baixar o arquivo que serviu de demonstração para este texto ;-)
Escrito por Emerson Alecrim - Publicado em 20/12/2009 - Atualizado em 20/12/2009
fonte: http://www.infowester.com/pagword2007.php

comentário: Teoria x Prática.

Muito se discute nas universidades, o que é teoria e o que é prática. Por experiência própria, tive que fazer esse questionamento. Teoria baseada em quê? Nos discursos, argumentos, livros, artigos, baseados nessa e naquela experiência de certos autores que são baseados nos seus fundamentos de estudos e conclusões finais sobre algo que foi motivo de polêmica, discussões e fundamentos comprovados, encerrando o assunto e dando a palavra final. (Ou até que certa pessoa, que tenha autoridade e reconhecimento apareça e discuta outras alternativas baseadas apenas nas suas teorias..quanto a prática, (se existiu..nesse conceito, se ela foi praticada..ou não) ).Se foi realizado estudos físicos e reais do que se apregoava na teoria, e a junção dos dois, teoria e prática chegou a um consenso final e definitivo sobre esse ou aquele assunto. Ou seja se a banana é verde ou amarela, se a o efeito estufa em relação ao clima é ocasionado por aquecimento global, se o aumento do salário mínimo causa inflação, etc,etc. Temas que podem encerrar ou ter encerrado as suas conclusões de caráter científico nas áreas da ciência, da economia, etc.Quanto a área de informação tecnólogica, os conceitos são vários, os desafios são muitos, e a complexidade desse tema á maior ainda. Sendo um constante desafio, tanto para os profissionais desse ramo, como os docentes, alunos, professores e especialistas no assunto, devido ao grande volume de informações técnicas que são criados, discutidos, questionados e lançados no mercado, na internet, sobre as várias nuances de aprimorameno e desenvolvimento do produto tecnologia em si, tanto na parte de hardware quanto software, periféricos, etc, que envolve a área dos computadores, por exemplo, sendo de conhecimento da maioria, que a cada segundo, minuto ou hora é lançado esse ou aquele item, dispositivo, produto que irá (a proposta é essa) revolucionar o que está sendo atual, ou seja, algum tipo de programa conhecido, hardware, etc. Agora como provar que esse suposto lançamento, novidade, diga-se assim, no mercado de modo geral, vai superar o seu opositor e suas funções, operações, e atividades em ganho de custos, tanto na parte física como na prática, diante de milhões de consumidores (ás vezes, ávidos por novidades tecnólogicas, mas que na realidade , muitas das vezes não aproveitam o real potencial desses produtos inovadores e com propostas avançadas, como por exemplo, um software muito conhecido, o photoshop e suas várias versões, para ser mais claro), que esperam ou aguardam possíveis mudanças, e sempre pra melhor (que ás vezes nem sempre é correspondido, na relação usuário versus software ou hardware, deixando a desejar em muitos dos casos).  O que se discute aqui é, será que os fabricantes, os idealizadores desses experimentos teconologicos ficaram anos só na teoria, e de repente de uma hora para outra, resolveram apostar no seu projeto e lançá-lo á prova, com certeza do seu empenho e sucesso garantido (Bill Gates que o diga, mas mesmo as versões do windows, seu principal e poderoso produto foi alvo de muita polêmica e ainda continua, sendo que muitas das suas versões foi posta até mesmo em xeque pelos próprios usuários dos seus sistemas, provando que nada nesse campo, ainda não existe a palavra final, que é definitivo e se alcançou a perfeição), que nós incautos e ignorantes consumidores, não seremos capazes de discutir a competência desse ou daquele material, que o idealizador (que passou anos estudando a teoria, e finalmente conseguiu materializar seu invento, sua criação..) tem o seu produto um valor inquestionável e que justifica-se tanto por o seu valor como o da sua competência? E a prática nisso tudo fica relegada a segundo plano? Ou nós os incautos, seremos considerados as cobaias de laborátorio dos fornecedores desse tipo de serviço? (olha que isso acontece mesmo, está incluso por detrás dos bastidores...há vários exemplos em todos os níveis...ainda mais nessa área de tecnologia..) O que eu quero concluir aqui, é que o método de avaliação e de estudos das faculdades, das universidades, nesse quesito, da teoria, é muito importante sim e deve ser sempre impulsionado para que de fato ocorra assim, (dependendo do acervo de cada faculdade,(das suas disponibilidades) sobre o que  se propõe a ser tema de discussão, tem que ter embasamento nos livros e publicações científicas, para servirem de base para os estudantes, professores, etc), mas , convenhamos, devemos dar ênfase a prática também, que complementa todo o embasamento teórico e científico, do próprio docente, aluno, ou que pelo menos se faça uma experiência nesse sentido, (com a disposição de itens, indispensáveis, se possível como material físico para possíveis testes e laborátorios especializados, etc). Por quê o mercado de trabalho, não vai ficar servindo de laboratório somente pra suas teorias não, de fato tem que ter comprovação do efeito e causa , digo o mercado de trabalho, que é altamente competitivo e disputado. Agora se você que concluiu algum curso de tecnologia e que seguir o papel solitário de um estudioso, desenvolvedor, cientista, bem nada contra, vá em frente, se acredita que seu conhecimento é muito superior, e está acima dos outros, muito bem, só que consiga um bom patrocinador, porque vai ser preciso.

Francisco Ossian

(Académico, segundo semestre, Unip, Macapá-AP).

Como deixar arquivos do Word e PowerPoint mais leves

Introdução
Os arquivos do MS-Word tendem a ficar maiores e mais pesados à medida que figuras, gráficos e tabelas complexas são inseridas. Mas, sem dúvida, são as figuras as grandes responsáveis por esse aumento de tamanho, que consome não só espaço em disco, mas a memória do computador também. O MS-PowerPoint também tem essa tendência. Veja neste tutorial, como deixar seus documentos em MS-Word e em MS-PowerPoint mais leves, com menos chances de serem corrompidos e sem perder a qualidade.
Inserindo figuras corretamente no Word
No Word, a melhor maneira de deixar seus arquivos pesados é inserir figuras no documento, usando o recurso "Copiar/Colar" ou "Ctrl+C/Ctrl+V). Por exemplo, você está navegando na Internet, acha uma figura do seu interesse e resolve colocá-la em seu arquivo. Para isso, você copia e cola. O Word vai inserir essa figura no documento, mas terá que redefinir a imagem, uma vez que ela não está definida em seu computador (simplesmente está na página da Internet). Com esse processo, a imagem pode fazer o arquivo ter de 300 KB a 1 MB a mais, depedendo do tamanho e da quantidade de cores da figura. Ou seja, um arquivo que, suponhamos, tinha 30 KB tendo somente texto, pode passar a ter 230 KB ou mais somente com a inserção da figura. Se o documento tiver, por exemplo, 15 figuras, imagine o tamanho em que o arquivo irá ficar... Conte ainda, com o risco do arquivo ser corrompido, pelo excesso de memória sendo consumido...
Mas é perfeitamente possível inserir uma grande quantidade de imagens, sem deixar os arquivos do Word tão grandes e com riscos de corrompimento:
1 - Dê preferência por arquivos em formato JPG, PNG ou até mesmo GIF. Estes arquivos costumam ter bons padrões de qualidade e não consomem muito espaço em disco e memória;
2 - Para inserir as figuras, não use Copiar/Colar (ou Ctrl+C/Ctrl+V). Se a imagem estiver na Internet, salve ela em seu computador. Depois, no Word, vá no menu Inserir / Figura / Do arquivo e localize a imagem em questão. Em seguida, basta clicar com o botão direito do mouse sobre a imagem, escolher Formatar Figura e fazer os ajustes que você achar necessário. Executando esses passos, o Word salvará a figura dentro do documento, sem ter que definí-la, pois ela já está definida quando salva no disco. Assim, ele consegue manter a imagem no arquivo, sem consumir muito espaço. O risco de corrompimento passa a ser bem menor. Você poderá enviar seu arquivo em Word por e-mail ou gravá-lo em um disquete e as chances de erro serão mínimas. Esse recurso é muito útil quando é necessário inserir várias figuras no Word. Em um teste realizado pelo InfoWester, um arquivo em Word com 10 imagens usando Copiar/Colar ficou com 2,9 MB de tamanho. Usando os procedimentos anteriores, o mesmo arquivo com as mesmas imagens, ficou com 879 KB!

3 - O uso do recurso Copiar/Colar Especial também deve ser evitado, mas muitas vezes é impossível não usá-lo. É o caso de uma imagem em um arquivo que deve ser usada no novo arquivo do Word. Neste caso, há chances da imagem não consumir muito espaço. Para isso, copie a imagem do arquivo original, depois vá ao novo arquivo, clique no menu Editar / Colar Especial / Figura. Assim, o Word conseguirá redefinir a imagem de forma que sua manipulação não seja prejudicada, tampouco o documento fique grande.
4 - Em caso de tabelas que estejam em uma página da Web, onde é praticamente impossível salvá-la em disco, repita o passo anterior, mas escolha Figura (Metarquivo avançado).
Arquivos do PowerPoint mais leves
Os mesmos procedimentos acima, valem para o PowerPoint, pois a forma de inserir figuras é semelhante. O que será explicado aqui é uma maneira de diminuir o tamanho de arquivos em PowerPoint, quando os mesmos são manipulados constantemente.
O PowerPoint possui um recurso de gravação rápida que é o grande responsável por arquivos grandes em seu formato. Isso ocorre porque toda vez que o arquivo é salvo, o PowerPoint grava o arquivo original e todas as alterações efetuadas, em vez de salvar somente as alterações. Salvando esse arquivo várias vezes, ela aumentará de tamanho sempre.
Para que isso não ocorra, no PowerPoint, vá no menu Ferramentas / Opções / Salvar e desmarque a opção Permitir gravação rápida. Esses mesmos passos também podem ser executados no Word, mas geralmente não é necessário. a Opção de gravação rápida vem desmarcada por padrão no Word.

 

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